Создание форм и отчетов в субд access. Создание запросов и отчетов в субд ms access

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6

Прикладное программное обеспечение общего назначения:

Хранение и обработка данных в WS Office Access 2003

Тема: СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В СУБД MS ACCESS.

Цель занятия. Изучение информационной технологии создания отчетов в СУБД. Создание отчетов по таблицам базы данных..
Инструментарий. ПЭВМ IBM PC, программа MS Access.
ЗАДАНИЯ

Задание 1. Создать автоотчет. по таблице «Поставщики».

Порядок работы.

1. Откройте программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных.
Выберите объект базы – Отчеты . Войдите в меню Справка , изучите раздел «Создание отчета».

2. Создайте автоотчет (в столбец) по таблице «Поставщики».

Краткая справка. После выбора источника записей и макета (в столбец, ленточный) автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.

Выберите объект базы – Отчеты . Нажмите кнопку Создать , в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета «Автоотчет:ленточный» (рис. 1).

В качестве источника данных выберите таблицу «Культурная программа».
Нажмите кнопку ОК и дождитесь окончания работы мастера создания автоотчетов.

3. Просмотрите отчет в режиме предварительного просмотра. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как выглядит отчет в этом режиме.

Сохраните отчет под именем «Поставщики».

Задание 2. Создать отчет по таблице «Товары» с помощью Мастера создания отчетов.

Краткая справка. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

Порядок работы.

Выберите объект базы – Отчеты.
Нажмите кнопку Создать , в открывшемся окне Новый отчет выберите вид создания отчета «Мастер отчетов».

В качестве источника данных выберите таблицу «Товары», выберите поля Описание товара и Цена (рис.2), задайте сортировку по полю Цена , вид макета – в столбец.

Рис. 2.
Предварительный просмотр .
Примерный вид отчета приведен на рис.3.

Сохраните отчет с именем «Товары».

Рис. 3.
[U]Задание 3. Создать отчет в режиме Конструктор по таблице «Филиал фирмы».

В режиме Конструктор создайте отчет по таблице «Филиал фирмы» с заголовком «Штатное расписание» и полями Фамилия, Имя, Ставка .

В отчет введите суммарное и среднее значение, а также максимальное и минимальное значение по полю Ставка.

Порядок работы.

1. Выберите объект базы – Отчеты .
Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид создания отчета − Конструктор.
В качестве источника данных выберите таблицу «Филиал фирмы».

2. Добавьте заголовок и примечание отчета (Вид/ Заголовок-Примечание ).
В область Заголовка введите надпись «Штатное расписание», используя кнопку Надпись (Аа ) панели элементов.

Заголовок сделайте шрифтом Arial, 16 полужирный курсив (рис.4).

3. В верхнем колонтитуле сделайте надписи по именам полей шрифтом по умолчанию. Имена полей расположите в одну строку.

4. В области данных соответственно под именами расположите поля (их удобнее брать из списка полей).

5. В примечании отчета введите новые поля кнопкой Поле (аб ).
Имена полей задайте Итого:, Средняя ставка, Максимальная ставка и Минимальная ставка .
Введите формулы для расчета, как показано на рис. 4.

для расчета поля Итого введите = Sum ([Ставка])

для расчета поля Средняя ставка введите = Avg([Ставка])

для расчета поля Максимальная ставка введите = Max([Ставка])

для расчета поля Минимальная ставка введите = Min([Ставка])

Рис. 4.
Посмотрите вид готового отчета в режиме Предварительный просмотр . Сохраните отчет под именем "Штатное расписание".
Задание 4. Создать почтовые наклейки по таблице «Сотрудники фирмы»..

Порядок работы.
1. Выберите объект базы – Отчеты.
Нажмите кнопку Создать , в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета - «Почтовые наклейки».
В качестве источника данных выберите таблицу «Сотрудники фирмы».

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать

СУБД и экспертные системы

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

2.4.6.2. Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

1. Конструктор.
2. Мастер отчетов.
3. Автоотчет: в столбец.
4. Автоотчет: ленточный.
5. Мастер диаграмм.
6. Почтовые наклейки.

Рис. 1.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
4. Щелкнуть на кнопке ОК.
5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".
4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

• изменить значение ширины отчета;
• уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

2.4.6.3. Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде

Рис. 2.

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Рис. 3.

Редактирование отчета

Для редактирование отчета необходимо выполнить следующие действия:

1. удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных.
2. переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
3. Измените надпись в заголовке страницы:
   • в разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты;
   • поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции;
   • введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
4. Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.
5. На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование отчета

Алгоритм форматирование отчета:

1. Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ».
2. Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.
3. На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Рис. 4.

Изменение стиля

Для изменения стиля выполните следующее:

1. На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.
2. В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.
3. Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.
4. Сохранить и закрыть отчет.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5

Создание экранных форм и отчетов в СУБД Microsoft Access

Цель работы . Получение навыков создания экранных форм для управления данными в СУБД Microsoft Access.

Цель работы . Получение навыков создания отчетов в СУБД Microsoft Access.

СОЗДАНИЕ ЭКРАННЫХ ФОРМ В СУБД MICROSOFT ACCESS

Выполнение работы

1. Создайте экранные формы для управления данными в режиме мастера.

С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы.

Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад . Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.

Чтобы лучше представить, как создавать простые формы с помощью Мастера форм, опишем процедуру создания формы карточки медицинского учета "КМУ" . Источником данных для этой формы будет таблица "КМУ". Чтобы с помощью мастера создать простую форму, не содержащую подчиненных форм:

Щелкните по ярлыку Формы в окне базы данных.

Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. В списке вариантов в появившемся диалоговом окне Новая форма выделите элемент Мастер форм и нажмите кнопку ОК . То же самое можно сделать, дважды щелкнув по ярлыку Создание формы с помощью мастера , находящемуся перед списком существующих форм в базе данных.

Появится первое диалоговое окно Мастера форм (рис. 2.1). В поле со списком Таблицы и запросы , как и в раскрывающемся списке в окне Новая форма, будут отображены имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы. Раскройте этот список и выберите имя таблицы или запроса. В нашем примере – это таблица "КМУ".

Рис. 2.1. Первое диалоговое окно Мастера форм

В списке Доступные поля этого диалогового окна отображаются все поля выбранной таблицы или запроса. Добавление полей в форму позволит просматривать и редактировать данные выбранной таблицы. Чтобы добавить в создаваемую форму только некоторые поля, выделите каждое из этих полей и нажмите кнопку ">". Выделенное поле будет перемещено из списка Доступные поля в список Выбранные поля . Чтобы добавить в создаваемую форму сразу все поля из выбранной таблицы или запроса, нажмите кнопку ">>". Нажмите кнопку Далее для отображения второго диалогового окна Мастера форм.

Во втором диалоговом окне мастера (рис. 2.2) можно определить вид формы. Чтобы задать внешний вид формы, выберите один из переключателей: в один столбец , ленточный , табличный , выровненный , сводная таблица или сводная диаграмма .

После выбора подходящего режима отображения данных в форме нажмите кнопку Далее для отображения следующего диалогового окна Мастера форм.

Рис. 2.2. Второе диалоговое окно Мастера форм

Третье диалоговое окно Мастера форм (рис. 2.3) предназначено для выбора стиля оформления новой формы. Мастер предлагает несколько стандартных стилей оформления. Выберите один из предлагаемых стилей и нажмите кнопку Далее .

В последнем диалоговом окне Мастера форм (рис. 2.4) требуется указать название формы. В поле ввода этого диалогового окна введите название формы: КМУ. Чтобы отобразить созданную мастером форму в режиме Формы, выберите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных , после чего нажмите кнопку Готово .

Рис. 2.3. Третье диалоговое окно Мастера форм

Рис. 2.4. Последнее диалоговое окно Мастера форм

В результате мастером будет создана форма в соответствии с выбранными параметрами и сохранена с указанным именем, затем эта форма будет открыта в заданном режиме. На рис. 2.5 представлена созданная форма, открытая в режиме Формы.

Рис. 2.5. Форма "КМУ", созданная с помощью Мастера форм

Созданная с помощью мастера форма "КМУ " готова к использованию. Однако можно улучшить ее внешний вид, изменив некоторые параметры оформления.

2. Доработайте экранные формы в режиме конструктора.

Выберите форму из списка и нажмите кнопу Конструктор на панели инструментов. Доработаем форму «КМУ» таким образом, чтобы на карточке отображались медицинские услуги, оказанные пациенту.

Создайте форму «Оказанные медицинские услуги» в режиме мастера (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Форма «Оказанные медицинские услуги в режиме Конструктора

Откройте форму «Оказание медицинских услуг» в режиме Конструктора. Наведите указатель мыши в квадрат, расположенный в левом верхнем углу формы и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся меню выберите пункт Свойства . Установите свойство Режим по умолчанию в состояние Режим таблицы (рис. 2.7). И сохраните форму «Оказание медицинских услуг».

Рис. 2.7. Свойства формы «Оказанные медицинские услуги»

Откройте форму «КМУ» в режиме конструктора (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Форма «КМУ» в режиме конструктора

С помощью мыши увеличьте область данных и расположите элементы управления, находящиеся на форме так, как показано на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Формы «КМУ» после изменения расположения элементов управления в режиме Конструктора

Отобразите панель элементов нажатием кнопки . На панели элементов выберите элемент «Подчиненная форма/отчет». Мышью укажите на форме область, в которой будет располагаться таблица оказанных медицинских услуг. При этом на экране появится диалог изображенный на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Первое окно мастера подчиненных форм.

Выберите из списка форму «Оказанные медицинские услуги». Нажмите кнопку Далее . Определите связь между главной и подчиненной формой так как показано на рис. 2.11

Рис. 2.11. Второе окно мастера подчиненных форм.

Рис.2.12. Третье окно мастера подчиненных форм.

В результате получится форма, изображенная на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Форма «КМУ» с табличной частью

В верхней части отображается и редактируется шапка КМУ, а в нижней – табличная часть.

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В СУБД MICROSOFT ACCESS

Выполнение работы

1. Создайте отчеты, эскизы которых вы нарисовали в процессе домашней подготовки.

Простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе запроса «Услуги по сотрудникам за период»:

SELECT Сотрудники.Код, Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя,

Сотрудники.Отчество, МедицинскиеУслуги.Наименование,

Sum(ОказанныеМедицинскиеУслуги.Количество) AS Количество

FROM Сотрудники INNER JOIN

(МедицинскиеУслуги INNER JOIN

ОказанныеМедицинскиеУслуги

ON МедицинскиеУслуги.Код=ОказанныеМедицинскиеУслуги.КодУслуги)

ON Сотрудники.Код=ОказанныеМедицинскиеУслуги.КодСпециалиста

WHERE Дата Between ’01.01.2006’ And ’31.12.2006’

GROUP BY Сотрудники.Код, Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя,

Сотрудники.Отчество, МедицинскиеУслуги.Наименование

ORDER BY Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя, Сотрудники.Отчество,

МедицинскиеУслуги.Наименование

На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет (см. рис. 4.1). В списке диалогового окна Новый отчет выделите элемент Мастер отчетов . В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет , содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем запрос «Услуги по сотрудникам за период». Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (рис. 4.2).

Рис. 4.1. Первое диалоговое окно Мастера отчетов

Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из запроса «Услуги по сотрудникам за период» в отчете будут использоваться все поля. С помощью кнопки ">>" переместите поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля . В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

Рис. 4.2. Второе диалоговое окно Мастера отчетов

Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Чтобы осуществить группировку по кодам сотрудников, выделите в списке элемент Код .

Access 2002 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям (рис. 4.3). Выберите в первом раскрывающемся списке поле "Наименование". По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.

Рис. 4.3. Третье диалоговое окно Мастера отчетов

Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 4.4. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет переключатель ступенчатый . Чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее .

Рис. 4.4. Четвертоедиалоговое окно Мастера отчетов

В пятом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля (рис. 4.5). Для создаваемого отчета выберите стиль Деловой , а затем нажмите кнопку Далее для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.

Рис. 4.5. Шестое диалоговое окно Мастера отчетов

В последнем диалоговом окне Мастера (рис. 4.6) отчетов в качестве заголовка отчета введите: «Услуги по сотрудникам за период». Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет и нажмите кнопку Готово для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра.

На рис. 4.7 изображен отчет, созданный мастером. Для просмотра всех частей отчета воспользуйтесь вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. Этот отчет можно использовать непосредственно в том виде, как его создал мастер, или применить его как основу для разработки более сложного отчета.

Рис. 4.6. Последнее диалоговое окно Мастера отчетов

Рис. 4.7. Отчет "Услуги по сотрудникам за период", созданный Мастером отчетов

2. Доработайте отчет в режиме конструктора

Более гибко настраивать вид отчета позволяет Конструктор отчетов. Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Разделы отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид в режиме Конструктора.

Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.

Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике - таблице и запросе.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД . В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

СУБД Microsoft Access предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД Microsoft Access также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД Microsoft Access включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. MS Access - это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.

Средствами Access можно проводить следующие операции.

1. Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таб­лиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE. Прежде чем заполнять данными таблицу, надо создать ее макет.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой це­лостности данных, каскадного обновления полей и каскад­ного удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и вы­борка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных).

4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB . В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Таким образом, информационная система, созданная в Access, - это файл базы данных.MDB плюс инструментарий самой Access. Эксплуатация такой ИС - это обработка документа.MDB приложением Access.

Информация в базе данных Access представляется в виде отдельных таблиц. При этом каждый столбец таблицы соответствует полю данных, а каждая строка - записи данных.

Запись данных состоит из нескольких полей. При этом действует следующее правило: запись данных представляет собой группу взаимосвязанных полей, рассматриваемых как единое целое. Например, запись данных может содержать информацию о конкретном клиенте или продукте. Каждая запись данных в таблице содержит одинаковое число полей. Каждое поле содержит один и тот же тип информации. Например, в каждой записи данных некоторой таблицы поле ИМЯ КЛИЕНТА будет предназначено для имени клиента, т.е. будет содержать однотипную информацию.

Существуют различные типы данных. Тип данных для конкретного поля данных выбирается в зависимости от того, какая информация будет располагаться в этом поле. Размер поля данных определяется в зависимости от выбранного для него типа. Описание типов данных и их характеристика приведены в таблице 2.

Таблица 2 – Типы данных

Тип данных	Применение	Размер
Текстовый (Text)	Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов. номенклатурные номера или почтовый индекс.	До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов следует определить свойство Размер поля (FieldSize).
Поле MEMO	Длинный текст или числа, например, комментарии или описание. Поля MEMO не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов, вместо поля MEMO. следует создать поле объекта OLE.	До 65535 символов.
Числовой (Number)	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле. Можно изменить в свойстве Размер поля (FieldSize). Например, в поле. занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255.	1, 2, 4 или 8 байт. 16 байттолько для кодов репликации.
Дата/время (Date/Time)	Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время.	8 байт.
Денежный (Currency)	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной.	8 байт.
Счетчик (AutoNumber)	Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними (по умолчанию), в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения (New Values) - Последовательные (Increment). Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные (Random).	4 байта. Для кодов репликации - 16 байт.
Логический (Yes/No)	Поля. содержащие только одно или два значения, таких как Да/Нет, Истина/Ложь. Вкл/Выкл.	1 бит.
Объекты OLE (OLE Object)	Объекты (например, документы Microsoft Word. электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта.	До 1 гигабайта
Мастер подстановок (Lookup Wizard)	Создается поле. позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается Мастер.	Размер такой же, как и раз­мер ключевого поля, кото­рое также является Масте­ром подстановок, обычно 4 байта.
Гиперссылка (Hyperlink)	Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа UNC (Universal Naming Convention - стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (Uniform Resource Locator - адрес объекта в Internet или внутренней сети с включением типа протокола доступа). Гиперссылка может состоять из четырех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (URL); дополнительный адрес - расположение внутри файла или страницы; подсказка - текст, отображаемый в виде всплывающей подсказки.	Длина каждой из частей гиперссылки не более 2048 символов.
Примечание: Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время, обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных, кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат отображения. Подробнее см. ниже в разделе "Свойство Формат поля".

Кроме таблиц СУБД Access работает со следующими объектами:

Формами;

Запросами;

Отчетами;

Макросами;

Модулями.

Таблица - это базовый объект MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом Access. Она просто помогает вводить, просматривать и модифициро­вать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.

Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени любого объекта MS Access (таблицы, формы и т. д.) - не более 64 произвольных символов (за исключением точки и некоторых слу­жебных знаков). В имя могут входить пробелы и русские буквы. С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1) режим конструктора, - когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы);

2) оперативный режим, - когда в окне задачи ИС просматривается, изменяется, выбирается информа­ция.

Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне со­здаются, просматриваются, изменяются и разрываются связи между таб­лицами. Эти связи помогают контролировать данные, со­здавать запросы и отчеты.

Форма, строго говоря, - необязательный элемент ИС (в принципе без нее можно обойтись), но она позволяет упростить операции ввода и просмотра данных.

Запрос - это производная таблица, в которую входят данные из других таблиц и над ними проводятся различные операции. В частности, в запросе могут появиться вычисляемые поля, т. е. поля, значения которых являются функциями значений других полей (возможно, из разных таблиц). Кроме того, запросы позволяют проводить групповые операции, т.е. операции над группой записей, объединенных каким-то общим признаком (например, можно просуммировать количество для записей с одним и тем же кодом). Наконец, запросы позволяют составлять выборки из таблиц по какому-то условию. В таких случаях применяется алгебра логики.

Отчет - это фактически тот же запрос, но оформленный так, чтобы его можно было напечатать на бумаге и представить начальству (с красивыми заголовками, промежуточными итогами и т. п.).

По сути дела, таблицы и формы применяются для обслуживания содержимого базы данных, а запросы и отчеты выполняют основную функцию ИС - извлечение, преобразование и представление информации.

Создание производных объектов - запросов, форм и отчетов - ведется примерно по одной и той же схеме. Вот некоторые особенности:

Для производных объектов необходимо указать имя (имена) таблицы (запроса), на базе которой создается этот объект;

При использовании Мастера на панели инструментов необходимо установить флажок «Панель элементов», и на экране появится набор пиктограмм (рис. 14.5), с помощью которого вы проектируете форму (отчет, запрос).

Создание любых объектов возможно двумя способами: с помощью мастера и в режиме конструктора.

MS Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС - на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.

Мастера сами выполняют нужные действия. При вызове Мастера открывается соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, Мастер выполняет все необходимые действия. Предположим, вы хотите сформировать отчет. Мастер отчетов спросит вас, как должен выглядеть отчет и какие данные он должен содержать. После получения ответов отчет будет полностью готов. С помощью других Мастеров можно формировать таблицы баз данных, запросы и формы.

Работа с Мастерами проста, надежна и эффективна, и позволяет использовать все богатство возможностей Microsoft Access.

Конструктор (Builder) - это инструмент Access, который облегчает выполнение конкретного задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать сложное выражение. С помощью Конструктора запросов легко формируются запросы, которые используются для получения выборок данных для формы или отчета. Помимо перечисленных, в Access имеются и другие конструкторы. Это - макро-конструктор, с помощью которого формируются различные макросы, а также конструкторы меню, полей, цветов, кодов и другие.

1 Запуск Microsoft Access:

При запуске Access на экране появляется окно (рисунок 1.1), в котором можно:

Либо создать новую базу данных, т. е. файл с расширением.MDB;

Либо открыть существующую БД, т. е. файл с расширением.MDB.

Создание БД. После выбора команды [Файл-Создать...], на экране появляется стандартный файлер (рисунок 1.2), в котором надо указать имя и адрес создаваемого файла базы данных. Например, для информационной системы с именем Телефонный справочник.MDB.

Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне проводятся все операции - создание и манипулирование объектами БД. В этом окне находится 7 объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчёт, Страницы, Макросы, Модули) и группы.

Открытие БД . После выбора команды [Файл-Открыть...], на экране появляется стандартный файлер, в котором необходимо указать имя и адрес существующего файла базы данных. Затем в окне приложения раскрывается окно БД, обеспечивающее доступ к уже созданным объектам базы данных и возможность создавать новые объекты.

MS Access - многооконное приложение, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access (рисунок 1.3), и его закрытие означает закрытие соответствующего файла.MDB. Однако это окно порождает множество дочерних окон (таблицы, запроса, формы и т. д.). Сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя можно точно так же, как это делается с файлами: командой [Файл-Сохранить] или [Файл-Сохранить как...].

Работа с таблицами

Итак, в окне базы данных находится перечень существующих объектов БД - таблиц, запросов и т. д. С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

Прежде чем пользоваться каким-либо объектом (например, заполнять данными таблицу), надо создать этот объект (например, создать макет таблицы).

Если выбрана вкладка Таблица, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД.

Чтобы открыть существующую таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку «Открыть».

На рисунке 1.3 показано окно приложения MS Access вместе с окном базы данных «Межгород». Пока в этом файле нет ни одного объекта.

Для включения в БД новой таблицы, надо нажать кнопку «Создать».

Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку «Конструктор».

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами MS Access.

Любой объект (таблицу, запрос, форму, отчет) можно создать либо вручную (режим конструктора), либо с помощью Мастера.

Конструктор (Builder) - это инструмент Access, который облегчает выполнение конкретного задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать сложное выражение. С помощью Конструктора запросов легко формируются запросы, которые используются для получения выборок данных для формы или отчета.

При вызове Мастера открывается соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, Мастер выполняет все необходимые действия. Например, при формировании отчета Мастер отчетов спросит, как должен выглядеть отчет и какие данные он должен содержать. После получения ответов отчет будет полностью готов. С помощью других Мастеров можно формировать таблицы баз данных, запросы и формы.

Таблицы и запросы создавать вручную (в режиме конструктора);

- формы и отчеты создавать с помощью Мастера.

Рассмотрим последовательность шагов при включении в базу данных новой таблицы. Сначала нужно определить предметную область, для которой будет создаваться база данных. В качестве предметной области определим междугородние телефонные разговоры, расчет суммы оплаты за междугородние телефонные разговоры для отдельных абонентов. В первую очередь определяются поля, которые будет содержать таблица «Абоненты» базы данных «Межгород». Необходимые поля показаны в таблице 3, причем поле «Номер абонента» будет выбран в качестве ключевого. Ключ представляет собой поле в соответствующей таблице. Он однозначно характеризует каждую запись, содержащуюся внутри таблицы.

Таблица 3 – Поля таблицы «Абонент»

Идеальным первичным ключом является такая информация как номер клиента, номер счета и т. д. При помощи такого ключа легко определить соответствующую запись. Для первичного ключа не годятся поля, содержащие имя клиента. Всегда возможна ситуация, когда несколько человек имеют одно и то же имя.

После определения необходимых полей, можно приступить к созданию собственно таблицы в MS Access.

Для этого нужно открыть окно конструктора таблиц (рис. 2.1), выбрав вкладку Таблица и строку «Создание таблицы в режиме конструктора» или нажать кнопку «Создать».

В верхней части открывшегося окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания. Каждое поле таблицы - это одна строка верхней части этого окна (рисунок 2.1).

Каждому полю таблицы следует присвоить уникальное имя, определить тип данных, которые будут в него вводиться, и описать содержимое поля, т.е. ввести текстовые комментарии, в которых указано назначение данного поля. Имя поле может иметь до 64 символов. Описание - необязательный параметр и используется для дополнительного пояснения используемого поля.

В столбце Имя поля (рисунок 2.2) набирается произвольное имя . В следующем столбце надо указать тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка, который появляется в этом столбце (типы данных описаны в таблице 3). Кроме того, как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк свойств (характеристик) данного поля.

Бланк свойств (нижняя часть окна) представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа - значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству.

Перечень свойств меняется, в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, можно изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Свойства полей перечислены в таблице 4.

Таблица 4 – Свойства полей, отображаемые в бланке свойств конструктора таблиц

Свойство	Назначение
Размер поля	Задает максимальное число символов для ввода в данное поле
Новые значения	Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей
Формат поля	Задает формат вывода значений данного поля
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле
Подпись	Определяет текст, который выводится в качестве подписи поля
Значение по умолчанию	Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи
Условие на значение	Определяет требования к данных, вводимым в поле
Сообщение об ошибке	Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве
Обязательное поле	Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения
Пустые строки	Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк
Индексированное поле	Определяет индекс, создаваемый по одному полю
Сжатие Юникод	Устанавливает сжатие полей, для хранения данных в которых используется кодировка Юникод (поля MEMO, гиперссылки и текстовые поля)

Большинство значений принимается системой по умолчанию, некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.

Для текстового и числового поля надо указать размер поля, причем для текста - это допустимая длина значения (например, 20 или 40 символов), а для числа - формат представления в машине (байт, целое – два байта, длинное целое и т. д.). Максимальная длина текстового поля 255 символов. Если необходимо ввести текст, длина которого превышает это значение, можно воспользоваться типом данных Memо.

Для поля «Дата/время» обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать «Краткий формат даты», система будет ожидать от вас ввода именно даты (в русской версии - ДД.ММ.ГГГГ), а если выбрать «Краткий формат времени», в этом поле придется набирать ЧЧ:ММ (часы и минуты).

В строке свойств маска ввода существует возможность создать маску, в соответствии с которой будут вводиться данные. Например, для поля номер телефон можно задать маску 00-00-00 , в соответствии с которой и будут вводиться номера телефонов.

В качестве значения свойства «Условие на значение» можно указать правило верификации, т. е. логическое выражение, которое должно принимать значение TRUE («Истина») при вводе данных в это поле. Например, если для поля дата разговора записать:

система признает ошибочным ввод в это поле любого значения равного или большего текущей даты.

В следующем свойстве можно записать произвольное сообщение об ошибке, которое будет выдано системой, например: «Это значение даты недопустимо» или «дата неверна». В дальнейшем при неправильном вводе даты на экран поступит это сообщение.

В свойстве «Обязательное поле» можно указать «Да» (пустые значения не допускаются) или «Нет» (пустые значения допускаются).

Для первичного ключа таблицы (поле «Номер Абонента») в свойстве «Индексированное поле» нужно выбрать: «Да, совпадения не допускаются», а затем щелкнуть в панели инструментов на кнопке «Определить ключ» (с изображением ключа). Тем самым определяется ключевое поле, или простой индекс.

Завершив создание макета таблицы необходимо сохранить созданную таблицу и выйти из окна конструктора таблиц.Если закрыть окно конструктора, не сохранив макет, система напомнит, что либо надо дать таблице имя, либо аннулировать свою работу. Присвоим созданной таблице имя «Абонент».

Если необходимо изменить (модифицировать) макет существующего объекта, нужно выделить этот объект в списке соответствующей вкладки окна базы данных и нажать кнопку Конструктор. На экране появится окно с макетом объекта (такое же, как и при создании). Можно исправить макет и сохранить его под тем же или под другим именем.

После создания макета в таблицу заносятся данные. Щелкнув дважды на названии таблицы, она откроется в режиме таблицы и можно приступать к вводу данных (Рисунок 2.3). Если в таблице первое поле – ключевое, имеющее тип Счетчик, то содержимое данного столбца автоматически увеличивается на 1 при переходе на ввод новой строки. Этим обеспечивается уникальность значений столбца.

Отчеты в Access используются для представления данных в легком для понимания и выразительном виде и предназначены в основном для вывода их на печать, а не для отображения на экране. Обычно отчеты являются конечными продуктами работы с БД. Как и для создания форм, для создания отчета используются данные из таблиц и запросов (иногда и форм, однако этот случай уже не относится к простым отчетам).

При проекти­ровании отчетов в значительной мере используются те же технологии, что при проек­тировании форм, однако, в отличие от форм, пользователю в отчетах не разрешается менять данные. При редактировании отчетов в режиме Конструктор (см. рис. 42) используются те же области интер­фейса, что и при редактировании формы – области Заголовка и Примечания , области Верхнего и Нижнего ко­лонтитулов , Область данных.

Рис. 38. Окно выбора режимов создания отчетов

Для создания отчетов используются режимы: Конструктор , Мастер отчетов, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки , а также Автоотчеты: в столбец и ленточный (см. рис. 38).

Как и в случае с формами, полностью готовый отчет, созданный с помощью Автоотчетов, получается сразу же после задания исходной таблицы или запроса. Мастер Почтовые наклейки хотя и работает в несколько шагов, но не требует особых пояснений. На основе же использования Мастера отчетов создается большинство отчетов в Access, которые могут иметь достаточно сложную структуру. Ниже будет подробно рассмотрена работа с этим Мастером.

Необходимо отметить однако, что все перечисленные выше отчеты называются присоединенными (к источнику данных), так как все они, подобно формам, используют для своего построения таблицы или запросы. Наиболее же сложную структуру имеют отчеты, созданные «с нуля» самим пользователем в режиме Конструктор . Отчеты, которые могут содержать подчиненные отчеты, использовать специальные сортировки, не предоставляемые Мастерами, а также использовать различные функции Access и т.п., относится к т.н. свободным отчетам. Однако создание сложных отчетов с помощью Конструктора требует дополнительных знаний и здесь не рассматривается.

На основе Мастера отчетов в Access может быть подготовлен отчет, в котором данные исходной таблицы или запроса объединяются по определенным критериям. Такие отчеты создаются чаще всего, так как они позволяют вычислять итоговые значения для групп данных и предоставляют информацию в удобном для использования виде. Для создания таких итоговых отчетов используется команда Группировка… (см. рис. 39)и соответствующие вычисления по сгруппированным данным в диалоговом окне Итоги (см. рис. 41). При этом можно задать до четырех полей, по которым будет прово­диться группировка данных.

Если в отчете представлены числовые поля, то для каждого интервала группы числовых значений Мастер автома­тически вычисляет сумму значений, содержащихся в этих полях. Однако, используя команды диалогового окна Итоги (см. рис. 41), можно вычислять средние (Avg ), минимальные и максимальные (соответственно Min, Max ) значения сгруппированных полей, а также проценты.

Рис. 40. Выбор интервалов группировки для полей с группировкой

Рис. 41. Окно задания вычислений при создании отчета с итогами

Отредактировать созданный отчет всегда можно в режиме Конструктор (см. рис. 42). Чтобы определить или изменить свойства отдельных областей отчета, надо щелкнуть мышью по полосе названия соответствующей области и выбрать команду Свойства .

Заметим, что в отчетах некоторые из управляющих элементов содержат свойства Расширение и Сжатие . Если для них установить значение равным True , то при печати Access автоматически бу­дет подгонять размер соответствующего элемента, благодаря чему длинный текст не будет обрезаться окном этого элемента, а короткий не будет сжимать окно элемента, чтобы оно не занимало лишнее место при выводе на печать.

Рис. 42. Окно Конструктора для редактирования отчета

В заключение работы с БД продемонстрируем простую и полезную возможность, которую предоставляет СУБД Access благодаря ее совместимости с другими программными приложениями пакета Microsoft Office (MS), – подготовим рассылку серийных писем в тестовом редакторе Word, используя информацию, хранящуюся в таблицах базы данных.

Подготовьте в текстовом редакторе Word шаблон серийного письма с благодарностью клиентам за активное участие в заключении контрактов на поставку и заказ товаров на вашем складе.

Создайте новый запрос «Благодарности», в который включите названия организаций, принимавших наиболее активное участие в заключении контрактов с вашей фирмой, определив условие на выборку по сумме заключенных контрактов на поставку товаров (в выборку должны попасть три лучшие фирмы). На базе сформированного запроса начните создание нового отчета, используя мастер Слияние с MS Word, для чего необходимо последовательно выполнить команды Связи c Office/ Связь с MS Word .

После этого откроется диалоговое окно Мастера составных документов . Вы можете работать как с подготовленным ранее документом MS Word, так и соз­дать новый, выбрав соответствующую команду в диалоговом окне. При создании нового документа Access запускает Word, устанавливает DDЕ-связь между Word и Access и открывает новый текстовый документ, в котором можно со­ставить новое письмо.

Рис. 43. Организация связи Word и Access

Подготовьте серийное письмо с содержанием, представленным на рис. 43. Выделенные кавычками на­звания полей вводятся в последовательно соответствующее место текста письма из списка, который необходимо раскрыть щелчком мыши по пиктограмме Добавить поле слияния (см. рис. 43). В списке должны быть перечислены все поля созданного запроса «Благодарности», в том числе и необходимые нам поля «Клиенты» и «Товары». После щелчка мышью по пиктограмме Поля/Данные и используя кнопки прокрутки значения полей из таблицы запроса БД, можно предварительно просмотреть подготовленные к печати письма.

При печати писем они заменяются данными соот­ветствующей таблицы БД. Количество писем определяется числом за­писей в таблице, из которой вставляются значения для управляющих полей в письме поочередно для каждой записи.

Сохранив и закрыв текстовый документ, вернитесь в Access. Благодаря DDE-связи при изменении данных в таблице Access данные в серийном письме обновятся авто­матически. Заметим, что при открытии файла с серийным письмом в редакторе Word автоматически загружается и Access с нужной базой данных.

Контрольные вопросы

Назначение отчетов.

Структура отчетов.

Режимы создания отчетов.

Мастер отчетов.

Вычисления в отчетах.

Конструктор отчетов.

Создание совместных документов Access и Word.

ЛИТЕРАТУРА

Информатика/Под ред. С.В.Симоновича. СПб.: Питер, 1999.

Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2.0, 1996.

Двайн Г. Access 97. Энциклопедия пользователя. Киев: DiaSoft, 1997.

Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. Москва: Вильямс, 2000.

Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 в целом. СПб.: БНВ, 1999.

Змитрович А.И. и др. Информационные технологии в экономике. Минск: Веды,1998.